Выбор CRM-системы начинают с описания собственного процесса продаж, а уже потом сравнивают программы. Сначала распиши, откуда приходят заявки, кто и как их обрабатывает и что должен видеть руководитель. Затем отбери двух-трёх кандидатов, сравни их по критериям из таблицы ниже и проверь на пилоте с настоящими сделками. Так ты выберешь систему под свои задачи, а не по длине списка функций.
Ниже пошаговый план, таблица критериев, разница между облачной и коробочной версией и ошибки, из-за которых CRM потом приходится менять. Если удобнее смотреть, есть наш видеоразбор о выборе CRM для предпринимателя.
Шаг 1. Опиши свой процесс продаж
Без этого любая демонстрация CRM будет выглядеть убедительно, потому что тебе покажут удобный сценарий. Ответь на пять вопросов и запиши ответы.
- Откуда приходят заявки. Сайт, звонки, почта, мессенджеры, маркетплейсы, Авито, тендеры. Сколько их в месяц по каждому каналу.
- Какие этапы проходит сделка. От первой заявки до оплаты и повторной продажи. Где сделки чаще всего застревают.
- Кто работает в системе. Сколько менеджеров, кто их руководитель, нужны ли доступы бухгалтерии, складу, монтажникам.
- С какими программами нужна связь. 1С, телефония, сайт, почта, сервисы рассылок, электронный документооборот.
- Какие отчёты нужны руководителю. Конверсия по этапам, выручка по менеджерам, причины отказов, просроченные задачи.
Этот список и есть твоё техническое задание. С ним разговор с поставщиком укладывается в час.
Шаг 2. Критерии выбора CRM
Когда процесс описан, кандидатов удобно сравнивать по одним и тем же критериям. Последнюю колонку можно почти дословно отправить поставщику.
| Критерий | Что проверить | Вопрос поставщику |
|---|---|---|
| Размер и отрасль бизнеса | Есть ли клиенты твоего масштаба и твоей отрасли | Покажите похожий проект: сколько пользователей, какие этапы |
| Каналы заявок | Подключаются ли все твои каналы без ручного переноса | Как заявка из мессенджера попадёт в сделку? |
| Воронки и автоматизация | Несколько воронок, автоматические задачи, смена этапа по событию | Как настроить задачу менеджеру через три дня после отправки КП? |
| Интеграции | 1С, телефония, сайт, почта, ЭДО | Это готовая интеграция или доработка, и кто её поддерживает? |
| Отчёты | Конверсия по этапам, отчёт по менеджерам, причины отказов | Можно ли собрать отчёт без выгрузки в Excel? |
| Простота для менеджеров | Сколько кликов до создания сделки, есть ли мобильное приложение | Дайте тестовый доступ на две недели |
| Масштабирование | Что будет при росте числа пользователей и сделок | Как меняется цена, если нас станет вдвое больше? |
| Безопасность и данные | Права доступа, резервные копии, где хранятся персональные данные | Где физически хранятся данные клиентов? |
| Поддержка и обучение | Документация, обучение, скорость ответа поддержки | Кто поможет, если что-то сломалось в пятницу вечером? |
| Полная стоимость | Лицензии, внедрение, интеграции, сопровождение | Сколько будет стоить первый год целиком? |
Про персональные данные отдельно: имена, телефоны и переписка клиентов подпадают под закон «О персональных данных», а базы с данными граждан России должны храниться в России. Уточни это у поставщика до подписания договора.
Облако или своя установка
Большинство небольших компаний выбирают облачную версию: её не нужно обслуживать, обновления приходят сами. Своя установка на собственном сервере нужна реже, обычно из-за требований безопасности или глубоких доработок. Например, у Битрикс24 есть коробочная версия с размещением в своём ЦОД и открытым кодом (официальный сайт, проверено 2 ноября 2026).
| Облачная версия | Своя установка | |
|---|---|---|
| Запуск | Регистрация и настройка | Нужен сервер и администратор |
| Обновления | Приходят автоматически | Ставишь сам, иногда с доработкой |
| Доработки | Через настройки, API и готовые интеграции | Можно менять код под себя |
| Кому подходит | Малому и среднему бизнесу, отделам продаж | Компаниям с особыми требованиями к безопасности и ИТ-отделом |
amoCRM или Битрикс24: с чего начать сравнение
В малом и среднем бизнесе чаще всего сравнивают именно эти две системы. Мы внедряем обе и выбираем по задаче клиента. По данным официальных сайтов (проверено 2 ноября 2026), картина такая.
| amoCRM | Битрикс24 | |
|---|---|---|
| Как описывает себя | CRM-система для роста продаж | Платформа, где CRM соседствует с задачами и проектами |
| Заявки | Почта, телефон, формы сайта, чаты и мессенджеры попадают в CRM | Мультиворонки под разные продукты и сегменты, телефония с записями в карточке |
| Связь с 1С | Через интеграцию, такие связки мы настраиваем под задачу | Заявлена двусторонняя синхронизация каталога, счетов и сделок |
| Своя установка | На главной странице не заявлена | Есть коробочная версия с размещением в своём ЦОД |
| Когда смотреть первой | Отдел продаж, много переписки с клиентами, нужна простая воронка | Кроме продаж нужны задачи, проекты, документы и глубокая связь с 1С |
Подробнее о внедрении обеих систем, интеграции с 1С и телефонией — на странице внедрения CRM.
Шаг 3. Проверь кандидатов на пилоте
Демонстрация показывает возможности системы, пилот показывает, как в ней работают твои люди. Возьми тестовый доступ и проведи через систему 20–30 реальных заявок за одну-две недели.
- Подключи хотя бы один настоящий канал, например форму сайта или мессенджер.
- Попроси двух менеджеров вести в системе свои сделки и записывать, что мешает.
- Собери отчёт, который нужен руководителю, и проверь, сходятся ли цифры.
- Проверь работу с телефона: часть менеджеров отвечает клиентам в дороге или на объекте.
- Посчитай полную стоимость первого года: лицензии, внедрение, интеграции, сопровождение.
Если менеджеры через неделю продолжают вести сделки в блокноте, это сигнал. Либо система не подходит, либо процесс в ней настроен неудобно для менеджеров. Обычно дело во втором, и это лечится настройкой.
Ошибки при выборе CRM
- Выбор по списку функций. Половина возможностей так и не понадобится, а то, что нужно каждый день, окажется неудобным.
- Нет ответственного. Если у CRM нет владельца внутри компании, через пару месяцев данные устаревают и система превращается в архив.
- Интеграции на потом. Без связи с телефонией, сайтом и 1С менеджеры переносят данные руками и быстро перестают это делать.
- Нет обучения. Менеджерам нужно показать работу на их собственных сделках, демо-пример для этого не годится.
- Слишком много полей. Обязательные поля, которые не влияют на решения, менеджеры заполняют чем попало.
- Переезд без чистки базы. Дубли, мёртвые контакты и сделки без статуса переезжают в новую систему и портят отчёты с первого дня. Перед переносом базу стоит почистить и договориться, какие сделки переносить вообще.
Что делать, если CRM уже внедрили, а она не работает, мы разобрали в статье «Главные ошибки после внедрения CRM».
Когда звать интегратора
Простую CRM на трёх менеджеров с одним каналом заявок можно настроить самостоятельно. Помощь нужна, когда каналов несколько, требуется связь с 1С и телефонией или процесс продаж ещё не описан. Мы работаем с amoCRM и Битрикс24: начинаем с бесплатного экспресс-аудита на час, за 3 часа готовим план, затем пилот на твоих данных и запуск от 7 дней. Отдельный модуль стоит от 50 000 ₽, комплексный проект — от 300 000 ₽. Подробнее на странице внедрения CRM.
Частые вопросы
С чего начать выбор CRM-системы?
С описания процесса продаж: каналы заявок, этапы сделки, кто работает в системе, какие нужны интеграции и отчёты. Этот список становится техническим заданием, по которому сравниваются кандидаты.
Какие критерии выбора CRM самые важные?
Для отдела продаж малого и среднего бизнеса обычно решают четыре вещи: подключаются ли все каналы заявок, есть ли нужные интеграции, удобно ли менеджерам и сколько стоит первый год целиком вместе с внедрением.
Облачная CRM или коробочная — что выбрать?
Для большинства небольших компаний подходит облачная: её не нужно обслуживать. Своя установка нужна при особых требованиях к безопасности или серьёзных доработках, и для неё нужен свой ИТ-специалист.
Сколько стоит внедрение CRM?
Помимо лицензий, нужно заложить настройку, интеграции и обучение. У нас отдельный модуль стоит от 50 000 ₽, комплексный проект — от 300 000 ₽, сопровождение — от 30 000 ₽ в месяц.
Сколько времени занимает выбор и запуск CRM?
Описание процесса и сравнение кандидатов занимают одну-две недели, пилот — ещё одну-две. Наш запуск после аудита и плана занимает от 7 дней, две недели сопровождения входят в проект.